BATON Planners' Note

정보는 그저 원활히 공유된다고 장땡이 아니고, 성격에 따라 필요한 대상에게 필요한 시점에 전달되는 것이어야 한다. 그래서 때때로 기획자는 필요하다고 판단되는 경우 프로젝트 진행상황에 대한 어떤 정보는 내부에 공유하지 않거나, 공유의 시점을 조절할 수 있어야 한다. 예를 들어 컨셉 제안일이 임박했는데 고객사에서 새로운 방향성에 대한 요청을 해왔고, 이에 대한 기획자의 판단이 ‘이번 컨셉 제안에 그것을 반영하는 것은 불가능'인 상황을 생각해보자. 그 시간에 디자인팀은 컨셉 마무리 작업에 집중하고 있는데, 그럴 때에는 고객사에게서 이런 요청이 왔었다는 이야기를 디자인팀에게 하지 않는 것이 팀의 생산성에 도움이 되는 경우가 있다. 발표 준비가 잘 끝난 후 한 숨 돌리는 시점에 가볍게 전한달지.

메일을 보낸 후에 ‘메일을 보냈다’는 문자나 전화를 하면, 상대에 따라 이메일에 덜 익숙한 사람으로 비춰질 수 있다. 가급적 하지 않는 것으로 기본으로 하고, 불가피한 경우에 한하여 보완 차원으로 연락을 하는 것을 추천.

상대와 연락을 주고받을 때에 최소한의 주고 받기로 끝나도록 하면 좋겠다. 프로젝트 문의에 대한 응대, 계약을 앞두고 서류와 계산서 정보 등을 주고 받는 연락, 미팅 일시와 장소 잡는 연락 등 메일 소통 전반에 걸쳐 짧고 굵은 커뮤니케이션이 이루어지면 장기적으로 시간과 에너지를 크게 줄일 수 있다.

주제에 따라 어떤 수단으로 소통하는지에 따라 논의의 효율성 차이가 크게 벌어진다. 그래서 연락을 할 때 전화, 문자, 슬랙, 메일, 줌, 대면, 카톡 등 다양한 방식들 중 어떤 것이 가장 효과가 좋을지 매번 고민해서 실행해야 한다. 예를 들어 이 논의가 기록으로 남아야 할 필요가 크다면 전화나 카톡보다는 이메일이 좋고, 고객사 내부의 분위기를 가볍게 알아보고 싶다던지 하는, 뉘앙스 중심의 비공식적인 상황에서는 이메일보다는 전화나 대면이 더 나을 수 있다. 특히 전화통화에 부담을 느끼는 경우가 있다면 이를 극복할 수 있는 방법을 찾아야 한다. 이것은 외부 파트너와의 소통 뿐만 아니라 사내 커뮤니케이션에도 동일하게 적용됨.

기획자의 글쓰기에 가장 중요한 것은 정확함이다. 우리가 쓰는 문장은 사람들이 최소한의 시간과 에너지만으로도 읽고 이해할 수 있어야 하고, 오해와 여러 해석의 가능성을 줄이는 것이 주 목적이어야 한다. 글을 어떻게 쓰는지에 따라 사람들이 그것을 읽고 이해하는 데에 드는 시간, 그리고 오해할 가능성이 늘거나 줄어든다. 이게 쌓이면 프로젝트 기간에 적지 않은 영향을 주고.

프로젝트 진행 중에 어떤 이슈에 대하여 우리와 상대 모두 아직 고민이 진행중이거나 애매해하는 상황이 있을 수 있다. 그럴 땐 상대보다 먼저 의견과 근거를 만들어서 전달하기를 권한다. 상대보다 먼저, 그리고 상대의 고민의 타임라인 상에서 가급적 이른 시점에 우리의 안을 전달할수록 상대의 고민의 과정에 우리가 영향을 줄 수 있고, 그만큼 우리가 추구하는 방향으로 논의가 진행될 가능성이 높아진다. 한편 어찌보면 우리의 이러한 조치는 상대가 고민하느라 쓸 시간을 줄여주는 셈이기도 하다.

상대에게 연락을 할 때 언제 하는 것이 가장 효과가 좋을지 매번 고민하고 실행하는 것이 필요하다. 이건 처음엔 에너지가 많이 들지만 적응하면 자연스러워질 수 있음. 상대방의 마음 속의 데드라인은 어느 시점일지 생각해볼 수도 있고, 우리에게 연락을 받아서 그 내용을 윗 사람에게 언제까지 보고할 생각인지에 대해서 예상해볼 수도 있다. 예를 들어 만약 프로젝트 문의 단계에서 고객사가 여러 옵션 중 하나로 우리를 고려중이라면, 우리 피드백이 빠를수록 우리에게 유리할 수 있다. 한편 특정한 몇몇 상황에서는 의도적으로 살짝 공백을 가진 후 연락을 하는 것이 좋을 때도 있다. 물론 일반적인 상황에서 이른 연락보단 늦은 연락 때문에 문제가 생기는 경우가 더 많기 때문에 최대한 빠르게 대응하는 것을 기본으로 연습한 후 ..

당연한 얘기지만 일상 업무에서 표현이 부드러워서 생기는 문제보다는 세고 단호해서 생기는 문제가 훨씬 많다. 말과 글에서 가급적 부드럽고 품위 있는 느낌을 기본으로 하고, 민감하거나 갈등이 있는 상황일수록 언어의 표면을 더 신경쓰기.

'부드러운 주장'을 하려면 어떻게 해야 할까? 여러 방법이 있겠지만 그런 경우 우리는 질문의 형식을 종종 빌리곤 한다. 이러한 방식이 필요한 상황은 대체로 다음과 같다. 부드러운 분위기에서의 소통이 필요할 때 상대가 이 논의 과정에 좀 더 개입함으로서 태도를 능동적으로 만들고자 할 때 우리에게 설득당했다고 느끼게 하기보다는 ‘상대로부터 질문을 받았고, 고민했고, 답을 주었다’의 무드가 유지되어야 할 때 ​ 아래의 두 문장을 비교해보면 그 차이가 좀 더 분명해진다. 저희는 이러이러한 이유로 A보다는 B가 더 좋다고 봅니다. 그러니 B로 결정해주시면 좋겠습니다. 저희가 보았을 때에는 이러이러한 점에서 A보다는 B가 좀 더 좋아보이는데, (고객사)에서는 어떠신지 여쭤보고 싶습니다. 물론 상대도 우리가 그게 정..

때로 고객사의 요청사항이 담긴 문장 자체보다, 그 문장이 나오기 위해 고객사 내부에서 이루어진 고민과 논의가 더 중요한 단서가 되는 경우가 종종 있다. 한편 납득하기 어려운 요청이 올 때에 우리는 무심코 최종적으로 전달된 표면적 메시지 자체에만 반응하기가 쉽다. ​ 그럴 때에는 가급적 휘둘리지 말고 고객사 내부의 고민과 의도에 대해 질문해야 한다.