By 홍지호
UXUI 프로젝트를 진행하다 보면, 고객사 미팅을 프로젝트 규모에 따라 적게는 3번, 많게는 10번 이상 하게 된다. 내가 느꼈던 미팅 관련 가장 중요한 포인트 중 하나인 ‘의사 결정권자 참석’에 대해 이야기해 보려고 한다.
우선 ‘의사 결정권자 참석’ 여부가 만드는 차이는 대략 다음과 같다.
1. 의사결정의 속도 차이
의사 결정권자는 프로젝트의 방향성과 주요 결정을 내릴 수 있는 권한을 가진 사람이다. (내가 만나본 의사 결정권자는 회사의 대표자일 때도 있었고, 실무자일 때도 있었다.) 이들이 미팅에 참석하면, 필요한 결정은 대부분 즉각적으로 내린다. 회의 중에 판단이 어려운 사항들도 웬만하면 빠르게 결정된다. 반대로, 의사 결정권자가 참석하지 않는 미팅에서는 중간 참여자가 결정권자에게 전달하는 과정을 거쳐야 하므로 상대적으로 시간이 지체된다. 이는 사소해 보이지만 특히 일정이 타이트한 프로젝트에서는 큰 차이를 만들어내고, 내 경험으로는 이로 인해 한 달 이상 프로젝트가 지체된 적도 있다.
2. 커뮤니케이션의 정확성
의사 결정권자가 참석하지 않았을 경우 중간 참여자가 그들의 언어로 재정리하여 전달하는 과정을 거치게 되는데, 이럴 경우 우리가 의도했던 바가 왜곡되거나 누락되어 프로젝트 중후반 단계에서 큰 나비효과를 불러일으킬 수 있다.
다만 이들이 매우 바쁘거나, 해외에 있는 이유 등으로 참여하지 못할 때도 많은데 그럴 경우 이런 방법으로 대처할 수 있다.
가장 간단하고 이상적인 방법은 의사 결정권자가 참석 가능한 다른 날로 연기하는 것이다. 그러나, 이를 위해 일주일 이상 지체해야 한다면 일정을 미루기보다 미팅 전, 논의할 사안에 대해 문서화하여 미리 전달하는 방법을 권한다. 미팅 전에 전달한 문서는 미팅 전 고객사 내부에서 공유와 논의가 이루어지도록 챙기는 것이 좋다. 이렇게 하면 미팅에서는 가결정된 내용을 확인하는 방향으로 진행할 수 있어 훨씬 더 효율적이다. 문서의 포맷은 논의할 사안을 명확히 전달할 수 있고 고객사에서 편하게 사용할 수 있는 방식이라면 어떤 툴로 제작하든 상관없다.