By 황이현
중요한 메일을 놓치지 않고 과거에 주고받은 메일도 쉽게 찾을 수 있도록 메일함을 정리해 놓으면 시간도 절약하고 메인 업무에 집중할 수 있어 좋다.
다만 현실적으로 메일함을 정리하는 데에 많은 시간을 들이긴 어렵기 때문에 메일을 받은 즉시 자동으로 분류되도록 설정해 두면 편리하다.
나는 Gmail을 사용하기 때문에 아래와 같이 사용하고 있다.
1. 프로젝트별 라벨 생성
- 진행 중인 프로젝트와 유지 관리 대상인 프로젝트, 그 외 종료된 프로젝트로 구분한다.
- 프로젝트명을 하위 라벨로 생성한다.
요런 식으로 👇
2. ‘유사한 메일 필터링’ 필터 생성
- 해당 프로젝트 담당자의 메일 주소 혹은 프로젝트명으로 필터를 생성한다.
- 메일이 검색 기준에 정확히 일치하는 경우 적용할 라벨을 선택하고 필터 생성을 완료한다.
- 필터 생성이 완료되면 앞으로 해당 필터에 걸리는 메일을 받은 즉시 자동으로 라벨이 적용된다.
- 받은 메일을 하나씩 라벨링하는 번거로움을 줄이고 메일함 정리에 들이는 시간을 줄일 수 있다.
요런 식으로 👇
3. ‘받은편지함 여러 개 사용하기’ 설정
받은편지함을 내가 원하는 구조로 커스텀하여 대시보드처럼 사용한다.
- [참고] Gmail 도움말 센터: 여러 받은편지함으로 이메일 관리하기
- (https://support.google.com/mail/answer/9694882?hl=ko&sjid=13951349403436290620-AP#null)
나는 메일의 중요도와 라벨링을 고려하여 커스텀해서 사용하고 있다.
- 섹션 1: 읽지 않은 편지함
- 섹션 2: 중요편지함
- 섹션 3: 진행중
- 섹션 4: 유지관리
요런 식으로 👇
끝! 👋