회의를 진행할 때 참여자의 집중도를 높이려는 시도를 이것저것 해보았는데 회의를 어떻게 시작하느냐에 따라 참여자의 집중도가 달랐다. 회의 스타트를 잘 끊었다는 느낌이 든 날은 참여자들 간 논의도 부드럽게 진행됐고 이슈도 꼼꼼히 챙길 수 있어 알찬 회의로 마무리할 수 있었다.
내가 시도한 방법 중에 가장 간단하면서도 효과적이었던 방법은 회의를 시작하기 전에 미리 아젠다를 정리하여 회의실 화이트보드에 크게 적어두는 것이다. 회의 자리에 들어가기 전에 오늘 회의에서 어떤 사항을 논의해야하는지, 마무리할 때쯤 우리가 서로 합의할 내용이 무엇인지 아젠다를 정리한다. 회의 시작 전에 회의실이 비어있다면 미리 회의실 화이트보드에 적어두고, 회의실이 사용 중이라면 회의를 시작할 때 적어도 무방하다.
모두 볼 수 있는 곳에 아젠다를 적어두고 회의를 시작하면 크게 세 가지 장점이 있다.
- 회의에서 다뤄야 할 이슈를 상호 확인하고 합의할 수 있다.
- 논의가 샛길로 빠져나가지 않게 도와주는 가이드로 사용할 수 있다.
- 참여자의 의견을 반영해 이슈를 추가하거나 변경하기에도 좋고, 다음 회의에 대한 계획을 세우는 일도 더 수월해진다.
이 외에도 아이스브레이킹이나 체크인&체크아웃과 같이 참여도를 높이는 데 도움이 되는 스킬도 있지만, 아기 기획자들은 우선 같이 걸음마부터 떼보도록 하자!
by 황이현